「給与支払証明書を提出してください」
といわれて、
「ああ、あの書類ですね」
と、ピンとくる人はそれほど多くないでしょう。
あまり聞きなれませんが、給与支払証明書はさまざまなシーンで提出を求められることがある収入証明書類なのです。
給与明細書と語感はよく似ていますが、もちろん、給与支払証明書は給与明細書とは全くの別物です。
今回は、給与支払証明書はどういったときに必要なのか、他の収入証明書とはどのような違いがあるのかなどについて詳しく解説します。
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収入を証明する書類はいろいろある
収入を証明する書類にはさまざまな種類があります。
給与明細書、源泉徴収票、課税証明書、そして、今回ご紹介する給与支払証明書などです。
収入証明書は、提出を求められることがあってもあまり深く考えることなく指定された書類を用意するケースが多いです。
しかし、よく考えてみてください。
どれも収入を証明する書類という点で共通はしていますが、どのような場面でどのように使い分けるかについてはあまり知られていないような気がしませんか？
収入証明書は大切な個人情報の塊ですから、提出を求められて内容をよく理解しないまま先方に渡してしまうのはよくありません。
いい機会ですから、給与支払証明書だけでなく、他の収入証明書についても理解を深めていきましょう。
給与支払証明書とほかの収入証明書との違い
まずは、給与支払証明書とはどのような書類なのか、また、他の収入証明書とはどのような違いがあるのかなどについて一緒に見ていきましょう。
給与支払証明書って何？
給与支払証明書とは、ざっくりいうと「任意の期間にどのくらい給与収入があったかを証明する書類」です。
「任意の期間」ですから、証明したい期間は好きなように設定できます。
提出先に、「〇〇月～△△月までの期間の給与支払証明書」が欲しいといわれれば、その期間の給与支払証明書を作成します。
給与支払証明書と給与明細の違い
給与支払証明書は任意の期間の給与を証明する書類ですが、給与明細書は1ヶ月間にいくら給料をもらったかを示す書類です。
給与を支払う者は、給与の支払を受ける者に対して、給与明細書を交付しなければならないと法律によって定められているので、給与明細は給与収入があるたびに発行されます。
給与明細には、
- 基本給、手当その他賃金の種類ごとにその金額
- 源泉徴収税額、労働者が負担すべき社会保険料など賃金から控除した金額がある場合は事項ごとの金額
- 口座振り込みをした金額
などの記載が義務付けられています。
それ以外に、勤務日数や欠勤日数、残業時間など勤怠に関する情報も記載されているのが普通です。
残業が多い月、ボーナスが支給された月など、働いた月によって収入は少しずつ異なるので、収入証明書として給与明細を提出する場合は数ヶ月分を提出するのが一般的です。
| 給与支払証明書 | 期間を指定できるので書類は1枚でOK |
|---|---|
| 給与明細書 | 指定された期間の月数分の明細が必要 |
給与支払証明書と源泉徴収票の違い
源泉徴収票は、1月1日～12月31日までの1年間に、会社から支払われた給与などの合計とそこから天引きされた税金などの金額が記載された書類で、12月の給与が確定した後に発行されます。
原則として会社は源泉徴収票を2通発行して、1通は税務署に提出をし、もう1通は給与の支払いを受けるものに交付しなければならないとされています。
年に1度、12月の給与が確定した後にしか発行されないので、12月の給与が確定する前だと、昨年の1月から12月までの源泉徴収票が最新のものになる点に注意してください。
今年に入ってから給与に大きな変動があった、あるいは退職したというケースもあるため、現在の収入状況を正確に把握するには実はあまり向かない書類だといえます。
| 給与支払証明書 | 任意の期間を指定できるので、現在の正確な収入状況を把握できる |
|---|---|
| 源泉徴収票 | 前年分の収入状況が記載されており、必ずしも現在の正確な収入状況を反映しているとはいえない |
給与支払証明書と課税証明書の違い
給与支払証明書は勤務先が発行しますが、課税証明書は役所で発行されるという点で大きな違いがあります。
課税証明書は役所が発行する書類
課税証明書は住民税額を証明するための公的な書類ですが、所得がいくらあったかが記載されているため、収入証明書として利用されることも多いです。
基本的に、最新の課税証明書は毎年5月中旬から6月中旬にかけての間に発行可能になります。
前年の1月から12月までの所得や税額が記載されているという点では、源泉徴収票とよく似ているともいえるでしょう。
注意点として、課税証明書は、その年の1月1日時点で住所を置いていた自治体でしか発行してもらえませんので気をつけてください。
| 給与支払証明書 | 任意の期間を指定できるので、現在の正確な収入状況を把握できる |
|---|---|
| 課税証明書 | 源泉徴収票と同様、把握できるのは前年の収入状況 発行元はその年の1月1日時点に住所を置いていた自治体 |
課税証明書と源泉徴収票の違いは？
源泉徴収票は会社が発行する書類なので、その会社の収入しか証明できません。
一方、課税証明書は、働いているすべての会社の給与やその他の収入も記載されています。
例えば、会社勤めをしているけれども副業の収入もあって確定申告をしているというケースだと、自分の収入を証明するのに源泉徴収票だけでは足りません。
課税証明書なら、会社での収入と副業での収入の両方が記載されていますので、課税証明書1枚だけ提出すればすべての収入を証明できます。
このような場合は、内容が重複しますのでわざわざ源泉徴収票を提出する必要はないといえるでしょう。
年の途中で転職した、あるいは別の会社からの所得もあるという場合は、収入証明書として課税証明書を提出するのが最適です。
給与支払証明書はどこでどうやって発行してもらえるの？
給与支払証明書は給与をもらったからといって自動的にもらえる書類ではありません。
では、いったいどのようにして発行してもらうのでしょうか？
給与支払証明書は会社が発行する
給与支払証明書は、ある任意の期間の給与がどのくらいあったか、また今後どのくらいの給与が見込めそうかを証明する書類です（今後の給与の見込みを証明する場合は「給与見込証明書」とも呼ばれる）。
自動的に発行してもらえるわけではないので、何かの手続きの際に提出を求められたら、自分から会社に対して発行を依頼する必要があります。
給与支払証明書は、任意の「一定期間の給与」を証明する書類ですから、勤務先に給与支払証明書の発行依頼をする場合は、いつからいつまでの期間の証明をしてもらいたいかをしっかり伝えておきましょう。
給与明細や源泉徴収票のように必ず発行しなければならないと決められているわけではないので、勤務先が家族経営のような小規模事業者だと、発行したことがないというケースもあります。
給与支払証明書には決まった書式がない
給与支払証明書には、こう書かなければならないという決まった書式もありません。
提出先によっては書式が用意されていることも
給与支払証明書の提出先が専用の書式を準備していればそれを使用するケースもありますし、特に指定がなければ勤務先が独自に用意している書式のまま提出すればOKです。
書式に決まりはありませんが、必ず社印が押印されていなければならないので、注意してください。
給与支払証明書は、インターネット上にもテンプレートが多くあります。
給料支払明細書がどのようなものか今一つわかりにくいという人は、イメージをつかむために給与支払証明書の書式を見てみるといいでしょう。
パートやアルバイト、退職者でも発行してもらえる
給与支払証明書はアルバイトやパートでも発行してもらえますし、退職した後でも発行してもらうことは可能です。
ただ、給与支払証明書は必ず発行しなければならないと決められている書類ではありません。
給与支払証明書の発行依頼があるたびに、勤務先の会社は依頼者の要望に沿った内容で1通ごとに作成しなければならないため、作成には時間がかかる傾向にあります。
また、作成に手間がかかるため、会社によっては給与支払証明書を発行してもらえないケースもあるといいます。
そのような場合は、提出先に相談して他の書類で代用できないか確認してみましょう。
給与支払証明書は源泉徴収票などで代用できる？
給与支払証明書を別の収入証明書で代用することは可能なのでしょうか？
これは、提出先の許可があれば問題ないでしょう。
ただ、給与支払証明書で証明したい「一定期間の給与」が記載されていない収入証明書では、給与支払証明書の代用として利用できません。
例えば、今年の1月から6月までの期間の給与支払証明書を提出しなければならないとします。
もし、毎月もらう給与明細書をきちんと保管していれば、今年の1月から6月までの期間の給与明細書をすべて提出することで給与支払証明書の代わりとして認めてもらえる可能性が高いです。
しかし、源泉徴収票や課税証明書では昨年の1月から12月までの収入は証明できますが、今年の収入を証明できません。
このような場合には、これらの収入証明書類を給与支払証明書の代用として提出することはできないでしょう。
どのような場面で給与支払証明書が必要になる？
給与支払証明書は、どのような場合に提出を求められるのでしょうか？
配偶者や子供の扶養控除申請をするとき
会社員の人は、年末調整の時期に配偶者や子の収入を証明できる書類を提出するよう、勤務先に求められることがあります。
これは、配偶者控除や配偶者の子供の扶養認定を勤務先に申請するためです。
配偶者や子がパートやアルバイトをしている場合は、配偶者や子の勤務先から給与支払証明書、あるいは給与見込証明書を発行してもらい、それを自分の勤務先に提出します。
住宅ローンなどを利用するとき
住宅ローンを申し込む際にはさまざまな収入証明書類が必要で、源泉徴収票などとともに給与支払証明書の提出を求められます。
確かに、1年間にどれくらいの収入があるかを把握するには源泉徴収票を見るほうが分かりやすいでしょう。
しかし、ローンの返済では毎月の返済が重要ですから、毎月いくらぐらいの給料が入ってくるのかを見るには給与支払証明書の方が適しているといえます。
また、源泉徴収票は昨年1年間の収入を把握するのには役に立ちますが、今年の収入がそこからどのように増減しているかは給与支払証明書を確認して見なければ分からないというのもあるでしょう。
保育園や幼稚園に入園するとき
子が保育園や幼稚園に入園する時に、「保育ができないことを証明する書類」を提出しなければならないことがあります。
また、子の親が仕事で海外に居住したために課税証明書が出ないような場合には、給与支払証明書の提出を求められます。
公営住宅に申し込みをするとき
都営住宅や県営住宅などの公営住宅の家賃は世帯収入をもとに算出されるため、公営住宅に申し込みをする際には、世帯全員の収入を申告しなければなりません。
ところが、家族の中に最近就職または転職した人がいると、世帯収入を正しく把握できません。
そのような場合には、その家族の給与支払証明書を提出する必要があります。
自治体のホームページなどに給与支払証明書の書式が用意されていますので、ダウンロードして勤務先で記入してもらいましょう。
おわりに
給与支払証明書についてあまりよく知らなかったという人も、今後はさまざまな場面で給与支払証明書の提出を求められるようになると思います。
任意の期間の給与を証明する書類で勤務先に依頼すれば発行してもらえること、
給与明細書や源泉徴収票の足りない部分をカバーできる書類であることを理解していれば、いざ給与支払証明書の提出を求められた場合でもスムーズに対処できるでしょう。
給与支払証明書は収入書類としてもなかなか有能ですから、機会があれば有用に活用してみてください。
